Preventie en noodplanning
Preventie
Elke vennoot heeft de verantwoordelijkheid om in te staan voor de veiligheid van haar medewerkers en haar burgers in al zijn facetten. Onze gemeenschappelijke interne preventiedienst (GIDPBW) en dienst Noodinterventieplanning (NIP) ondersteunen de vennoten met hun steeds actuele expertise op het vlak van o.a. arbeidsveiligheid, brandveiligheid en preventieve aanpak van allerhande crisisscenario’s.
Ondersteuning preventiedienst in het kader van COVID-19
De lockdown bemoeilijkte bovendien de gebruikelijke verplaatsingen en fysieke overlegmomenten zodat, voor de begeleiding van de adviezen en risicoanalyses, zoveel mogelijk gebruik werd gemaakt van software voor televergaderen. In het licht van de CODEX Welzijn op het werk werd de focus gelegd op het uitwerken van verschillende gemeenschappelijke procedures die door alle besturen konden gebruikt worden.
Bij het gefaseerd heropstarten werden op basis van de exit-strategie opnieuw gerichte adviezen en modellen voor risicoanalyses uitgewerkt. Voor de toepassing ervan werden ook hier de nodige begeleiding en toelichting voorzien.
Verder gaf de preventiedienst binnen Haviland heel wat ondersteuning aan de verschillende acties in het kader van Noodplanning (de oprichting van het schakelzorgcentrum AMALO) en de samenaankoop en verdeling van de mondmaskers voor de burgers.
"Ook voor de preventiedienst kwam de COVID-19-pandemie als een onverwachte gebeurtenis. Al snel kregen we van verschillende lokale besturen vragen over hoe men zich best kon beschermen en ook over hoe men best kon werken aan de beperking en de bestrijding van de pandemie. Dringende acties waren noodzakelijk. Om de explosie aan regelgeving te vertalen werden verschillende specifieke adviezen opgesteld en modellen voor risicoanalyses aangereikt."
- Marc Smolders, Diensthoofd Preventie & NIP
Investering in professionalisering
De opleiding preventieadviseur niveau 1 die vorig jaar door collega Sarah Leemans gestart werd, werd dit jaar met onderscheiding afgerond. Op deze manier borgt de preventiedienst zijn back-up voor het diensthoofd. Deze back-uprol werd in de praktijk gebracht bij de voorbereiding van de aansluiting van de lokale politiezone TARL.
Naast ad hoc-bijscholingen werd ook werk gemaakt van het verdere opleidingsplan van de collega’s.
Campagne met preventieaffiches
Naast de beleidsmatigere aanpak blijft de aandacht voor een praktische aanpak. In dat kader werden door collega’s verschillende thema’s verzameld voor een jaarlijkse preventiecampagne met affiches.
In 2020 werden 10 thema’s uitgewerkt die vandaag ook nog actueel zijn:
- Frigo-hygiëne
- COVID-besmetting
- Prikongevallen
- Wisselwerken
- Tekenbeten
- Werken bij hitte
- 10 tips voor veilig fietsen
- Het wagenpark
- Werken bij koude
- Veilig speelgoed
Achter de schermen
Begin 2020 verwelkomde de dienst als nieuwe collega, Christophe Sijbers. Christophe werkte in 2020 als preventieadviseur voorlopig in de lokale besturen Kraainem, Wezembeek-Oppem, Steenokkerzeel en de vzw’s De Rand en 3Wplus. In 2021 wordt een uitbreiding van het takenpakket voorzien.
Door de toegenomen belasting van de dienst Preventie en NIP werd intern gezocht naar een sterkere administratieve ondersteuning. Het gevolg is dat de vertrouwde onthaalmedewerkster Anja De Decker sinds eind 2020 als vaste administratieve kracht deel uitmaakt van de dienst Preventie en NIP. Anja zal in eerste instantie volop ingezet worden bij de voorbereiding en de ontplooiing van het ICT-platform ArXs en zal later ook nog meerdere taken op zich nemen.
Achter de schermen werkte een deel van het team aan de beleidsmatige ontwikkeling van het documentenbeheer. Dit geheel van acties bestaat naast het ontwikkelen van modeldocumenten voor procedures, adviezen en controlelijsten ook uit een volledige herschikking van de klasseringsstructuur op basis van de CODEX Welzijn op het werk.
Noodinterventieplanning (NIP)
Begin 2020 bracht de dienst onder het motto: ‘2020: niet panikeren, organiseren!’ de 17 aangesloten vennoten op de hoogte van een tiental acties die doorheen het jaar gepland zouden worden.
Tijdens de maand januari werd een infoavond ‘Gemeentelijke Noodplanning en Crisisbeheer’ in Pepingen georganiseerd. Gezien dit bestuur eind 2019 aansloot, leek een toelichting aan de bevolking over de aanpak van de gemeente en de ondersteuning vanuit Haviland een meerwaarde.
In februari vond een oefening met het ICMS-platform (Incident Crisis Management System) plaats. Vanop de eigen werkplaats logden een aantal noodplanningscoördinatoren in op het nationaal veiligheidsportaal en voegden zich bij een casus (incident) die door onze dienst werd opgestart. Aan de hand van een kort scenario met bijhorende taken kon het gebruik van de verschillende tools die het portaal biedt, ingeoefend worden.
De voorbereidingen van de activiteiten voor maart en april waren rond. In maart stond een workshop ‘communicatie met PSH medewerkers en de groep getroffenen’ op het programma en in april zouden lokale communicatiemedewerkers met een sessie ‘Noodplanning en crisiscommunicatie’ aan de slag gaan. De uitbraak van COVID-19 besliste daar anders over.
Gelet de aanbevelingen van de Nationale Veiligheidsraad om vergaderingen indien mogelijk te beperken, werden deze opleidingen geannuleerd. Ook de verdere initiatieven kwamen hierdoor niet meer aan bod.
Niet enkel onze acties maar eveneens infosessies door andere organisaties werden afgelast of aan de crisissituatie aangepast. In het begin vonden vergaderingen nog fysiek plaats, nadien werd overgeschakeld naar digitaal overleg.
Om niet-COVID-gerelateerde actuele informatie toch verder met onze vennoten te kunnen delen werden contacten met stakeholders verder gelegd en werd met gepaste flexibiliteit ook aan volgende andere activiteiten deelgenomen:
- Infosessie over de nieuwigheden in Be-Alert en ICMS. Tijdens deze toelichting werd de nieuwe Be-Alert Interface voorgesteld en ingezoomd op de nieuwste en toekomstige ontwikkelingen van het digitaal platform.
- Opvolgsessie op een eerste brainstorm van eind 2019 bij de hulpverleningszone Vlaams-Brabant West. Tijdens dit overleg werden concrete voorstellen tot samenwerking tussen noodplanningscoördinatoren en de zone geformuleerd.
- Overleg en videoconferenties provinciegouverneur en verschillende webinars.
Noodplanwerking in het kader van COVID-19
Door de uitbraak van COVID-19 werden gemeenten een aantal specifiek taken opgedragen o.a. een pré-triagecentrum voorzien, een schakelzorgcentrum oprichten, een vaccinatiecentrum voorbereiden, …
In het kader van de pre-triagecentra nam de dienst, met een adviserende stem, deel aan voorbereidende vergaderingen en veiligheidscellen die hiervoor georganiseerd werden.
Bij de oprichting van het schakelzorgcentrum voor de eerstelijnszone AMALO werd de dienst Preventie en NIP in verschillende functies betrokken: het zoeken naar een inplantingsplaats, aankoop van beschermingsmateriaal en de coördinatie van het centrum in het Gosset Hotel in Groot-Bijgaarden. Gezien de druk op de ziekenhuizen daalden, hoefde het schakelzorgcentrum niet te openen. De expertise die werd opgebouwd, werd vervolgens ingezet om met mobiele teams ter plaatse aangepaste schakelzorg bij zorginstellingen aan te bieden.
Niet enkel de lokale besturen werd gevraagd waakzaam te zijn op de ruimere verspreiding van het virus. Ook specifieke risicohoudende omgevingen zoals woonzorgcentra, scholen, … dienden zich voor te bereiden om zo nodig snel aangepaste, gecoördineerde maatregelen te kunnen nemen. Vanuit onze dienst ondersteunden wij bij de opmaak/aanvulling van hun intern noodplan en bezorgden wij een aantal aandachtspunten voor het opstellen van een Business Continuïty Plan.
Tijdens deze pandemie ging het merendeel van onze tijd naar de opvolging van de steeds opnieuw wijzigende ministeriële besluiten, de daarmee verbonden FAQ-lijsten en draaiboeken. Duiding en verduidelijking van de maatregelen en praktische toepassing op concrete, specifieke vragen vormden een ware uitdaging.